Réunions
Présentation
Section intitulée « Présentation »Le module Réunions de Symbioz facilite l’organisation et le suivi des réunions municipales : conseils municipaux, commissions, groupes de travail. Chaque réunion dispose de son ordre du jour, de ses participants et de son compte-rendu.
[CAPTURE] — Liste des réunions planifiées et passées
Fonctionnalités principales
Section intitulée « Fonctionnalités principales »Créer une réunion
Section intitulée « Créer une réunion »Pour planifier une nouvelle réunion :
- Cliquez sur Nouvelle réunion
- Renseignez le titre, la date, l’heure et le lieu
- Ajoutez les participants (membres de votre équipe)
- Rédigez l’ordre du jour en ajoutant les points à traiter
- Cliquez sur Enregistrer
Les participants reçoivent une notification et peuvent consulter l’ordre du jour à l’avance.
[CAPTURE] — Formulaire de création d’une réunion
Gérer l’ordre du jour
Section intitulée « Gérer l’ordre du jour »L’ordre du jour est constitué de points numérotés. Pour chaque point :
- Ajoutez un titre et une description
- Associez des fichiers ou documents si nécessaire
- Réorganisez les points en les faisant glisser
Rédiger le compte-rendu
Section intitulée « Rédiger le compte-rendu »Après la réunion :
- Ouvrez la réunion concernée
- Cliquez sur Rédiger le compte-rendu
- Pour chaque point de l’ordre du jour, notez les décisions prises et les actions à mener
- Enregistrez le compte-rendu
Le compte-rendu est ensuite accessible à tous les participants.
[CAPTURE] — Interface de rédaction du compte-rendu
Attacher des fichiers à une réunion
Section intitulée « Attacher des fichiers à une réunion »Il est possible de joindre des documents à une réunion (rapport, délibération, présentation…). Ces fichiers sont accessibles à tous les participants depuis la fiche de la réunion.
Suivi des actions
Section intitulée « Suivi des actions »Les décisions prises en réunion peuvent être transformées en tâches dans le module Tâches, afin d’en assurer le suivi.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Qui peut créer une réunion ? Tout membre de l’équipe municipale disposant d’un accès à Symbioz peut créer une réunion.
Les participants reçoivent-ils une invitation ? Oui, une notification est envoyée à chaque participant lors de la création de la réunion.
Le compte-rendu est-il modifiable après publication ? Oui, le compte-rendu peut être modifié à tout moment par l’organisateur de la réunion.
Puis-je exporter le compte-rendu ? L’export PDF du compte-rendu est disponible depuis la fiche de la réunion.